FORMULAS Y FUNCIONES

1. ¿ QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL ?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,  intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual  =  le indica a Excel que los caracteres que le siguen  constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo,  la  fórmula   =A5+A4*3  expresa que  se multiplique  el valor que contiene la celda A4 por el valor constante  3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ).  Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel  producirá  27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

 ¿QUE ES UNA FUNCION?

  Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para  producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2)  redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

 Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

                                    Nombre(arg ₁;arg ₂;……;arg _n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma[2]  y un paréntesis de cierre.

- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

   Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona  el  botón  para  insertar una función     en la barra de fórmulas  , si está activa esta barra de fórmulas;  o  se abre el menú  Insertar y a continuación se selecciona la opción  Función….

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos  argumentos  deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda  =REDONDEAR(  aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones  sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se  ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

3.3.2   Funciones Anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg₁;arg₂;arg₃)), la cual compara el resultado producido por la  función  PROMEDIO  (función anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

      

Resultados válidos   Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por  este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica  un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error  #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento   Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

3.4   Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).